Kaucja przy wynajmie mieszkania

Czy kaucja przy wynajmowaniu mieszkania to konieczność? Ile powinna wynosić – i jak ją potem rozliczyć? Na te i inne pytania odpowiada niniejszy artykuł.

Pobranie kaucji przez wynajmującego lokal mieszkalny nie jest obowiązkiem narzuconym przez prawo. Przepisy jednak dopuszczają taką możliwość, bo pozwala to oszczędzić wielu sporów, nierzadko kończących się w sądzie. Gorzej, że sama kaucja potrafi stać się przyczyną nieporozumień. Aby ich uniknąć, warto zdawać sobie sprawę z tego, do czego właściwie służy ów depozyt, a więc też co wolno z nim zrobić. Poniżej prezentujemy najważniejsze informacje na ten temat oraz praktyczne wskazówki zarówno dla lokatorów, jak i dla wynajmujących.

Po co jest kaucja

Bardzo często spotkać się można z niezbyt pogłębionym refleksją przekonaniem, że kaucja to taki „dodatkowy czynsz”, zwyczajowo płatny przy podpisywaniu umowy najmu, a rozliczany pod koniec jej trwania. Bierze się ono zapewne stąd, że kwota kaucji często jest równa wysokości czynszu najmu za jeden miesiąc, a sporo najemców i wynajmujących zgadza się, by w związku z tym przeznaczona została właśnie na pokrycie ostatniej czynszowej należności. Nie tak jednak zasadniczo powinno być.

Po pierwsze, taka wartość kaucji z reguły nie jest optymalna, co szerzej omówimy za chwilę. Po drugie natomiast kaucja to zabezpieczenie wynajmującego przede wszystkim na okoliczność pokrycia innych, niepowiązanych z czynszem kosztów, gdyby najemca z jakiegoś powodu nie chciał lub nie mógł ich ponieść. Ich podliczenie ma zaś sens dopiero w momencie, w którym lokator opuszcza mieszkanie (lub ewentualnie nabywa je od dotychczasowego właściciela), opłaciwszy już należny czynsz.

Przeczytaj: Jak ustalić wysokość czynszu najmu?

Jakie koszty można potrącić z kaucji

Gdyby najemca nie uregulował czynszu na czas, wynajmujący oczywiście może pobrać brakującą kwotę z kaucji – lokator powinien jednak ją wówczas możliwie szybko uzupełnić. Kaucja służy bowiem zasadniczo rozliczaniu wydatków takich jak:

• rachunki za media lub opłaty na rzecz spółdzielni, których uiszczenie zgodnie z umową miało leżeć po stronie najemcy, ale nie nastąpiło;
• odsetki z tytułu zalegania przez najemcę z opłatami „głównymi”;
• koszty ewentualnego postępowania eksmisyjnego – w przypadku najmu okazjonalnego;
• koszty naprawy lub wymiany mebli, sprzętów RTV/AGD, elementów wykończeniowych (jak okna, podłogi, drzwi czy blaty kuchenne) oraz innych składników wyposażenia lokalu, zniszczonych bądź uszkodzonych z winy najemcy;
• koszty profesjonalnego czyszczenia powierzchni, sprzątania lub odświeżenia mieszkania po okresie najmu – jeśli zachodzi potrzeba skorzystania z takiej usługi.

Widać więc, że w sytuacji, gdy czynsz płatny jest za każdy miesiąc z góry, rozliczenie go z kaucji stwarza pewne ryzyko.

Przeczytaj: Wynajem mieszkania na pokoje

Czego nie rozlicza się z kaucji

Z kaucji nie można potrącić natomiast kwot odpowiadających wydatkom poniesionym przez wynajmującego np. na:

• zakup mebli czy sprzętów, które po uzgodnieniu tego z najemcą na czas najmu pozostają w lokalu – tak samo jak nie oczekuje się od lokatora wniesienia depozytu w wysokości ceny np. nowych paneli podłogowych;
• dojazdy wynajmującego do mieszkania – np. aby pobrać czynsz lub zgodnie z umową co jakiś czas skontrolować stan lokalu;
• rozmowy telefoniczne z najemcą;
• koszty robocizny, których nie da się udokumentować.

Wynajmującemu nie wolno ponadto zatrzymać kaucji ani jej części z tytułu wcześniejszego rozwiązania umowy przez najemcę z zachowaniem przewidzianego terminu wypowiedzenia. Warunki zwrotu pieniędzy są wówczas identyczne jak w przypadku wygaśnięcia tej umowy ze względu na upływ czasu jej obowiązywania.

Uwaga
Należy pamiętać, że jeśli najemca wprowadził się do wynajmowanego mieszkania, w którym np. były już używane krzesła, i doszczętnie zniszczył jedno z nich, to w potrąceniu z kaucji wynajmujący uwzględnić powinien „wyjściowy” stan krzeseł, a nie po prostu finansować z depozytu zakup zupełnie nowego mebla. Może w tym celu posłużyć się cenami podobnych przedmiotów wystawianych na aukcjach internetowych i wyciągnąć z nich średnią (oraz najlepiej zachować jakiś dowód na to, że tak właśnie w momencie szacowania wartości szkody owe ceny się kształtowały).

Kaucja przy wynajmie mieszkania – kwestie sporne

Jednym z przepisów regulujących zagadnienie kaucji przy wynajmie mieszkania jest art. 675 Kodeksu cywilnego. Pierwszy jego paragraf głosi zaś, że:

Po zakończeniu najmu najemca obowiązany jest zwrócić rzecz w stanie nie pogorszonym; jednakże nie ponosi odpowiedzialności za zużycie rzeczy będące następstwem prawidłowego używania.

Oddanie lokalu w stanie pogorszonym sugeruje niewykonanie warunków umowy najmu, których respektowanie miała zagwarantować kaucja. Rodzi się jednak pytanie, gdzie przebiega granica między „stanem pogorszonym” a „zużyciem wskutek prawidłowego używania”. Teoretycznie w tej drugiej kategorii można by umieścić chociażby zabrudzenie ścian z upływem czasu, ale już nie ich zniszczenie np. przez zwierzę lokatora. W praktyce niestety zdarza się, że najemca i wynajmujący mają skrajnie różne opinie na temat tego, jak prezentuje się zdawane pod koniec umowy najmu mieszkanie i co jest tego przyczyną.

Aby uniknąć płynących stąd nieporozumień co do zwrotu kaucji, przy podpisywaniu umowy warto sporządzić drobiazgowy protokół zdawczo-odbiorczy. Powinien on zawierać listę znajdujących się na wyposażeniu lokalu sprzętów, mebli czy nawet elementów wykończenia wraz z ich krótkim opisem, a także wartości widoczne na licznikach w dniu przekazania kluczy. Najlepiej też do protokołu dołączyć zdjęcia przedstawiające stan techniczny lokalu i obecnych w nim ruchomości. Stworzenie analogicznej dokumentacji na koniec najmu pozwoli na dokonanie porównań i prawidłowe rozliczenie kaucji na ich podstawie.

Rada
Protokół zdawczo-odbiorczy chroni obydwie strony umowy najmu. Najemca powinien tylko zwrócić szczególną uwagę na to, co pojawia się w pierwszej wersji dokumentu (i np. koniecznie sfotografować tę zastaną rysę na blacie, żeby w przyszłości odsunąć od siebie ewentualne podejrzenia o jej autorstwo), a wynajmujący – uważnie obejrzeć lokal zwłaszcza przy jego późniejszym odbiorze i uwzględnić w protokole wszelkie dostrzeżone nieprawidłowości (w ten sposób minimalizując ryzyko wspomnianego wcześniej odkrycia „zjedzonej przez psa” kanapy poniewczasie).

Kaucja w umowie najmu

Świetnym pomysłem jest również ustalenie już na wstępie, co wykracza poza „prawidłowe używanie” lokalu i uwzględnienie tego w umowie. Niezależnie od tego, czy jest to dotycząca kaucji część umowy najmu, czy wręcz stanowiąca załącznik do niej osobna umowa kaucji. W dokumencie powinny znaleźć się ponadto takie zapisy jak:

• wysokość depozytu;
• termin i sposób jego wniesienia – np. przelewem na konto, wraz z pierwszą zapłatą czynszu (jeśli czynsz ma być płacony z góry) albo w gotówce w momencie przekazania kluczy (taka informacja stanowi też swoiste pokwitowanie obioru pieniędzy przez wynajmującego);
• wskazanie na protokół zdawczo-odbiorczy;
• sposób rozliczenia opłat administracyjnych i opłat za media uiszczanych przez najemcę – np. na podstawie rachunków od dostawców i ze spółdzielni, prognoz statystycznego zużycia czy wspólnie wypracowanych wzorów (jak choćby „różnica w stanie liczników x koszt m3 ciepłej wody – opłaty za ciepłą wodę już uiszczone”);
• zaznaczenie, że kaucja nie jest wpłatą na poczet czynszu za ostatni miesiąc najmu lokalu;
• termin i warunki zwrotu kaucji – w zgodzie z przepisami ogólnymi.

Owe przepisy to wspomniany już art. 675 Kodeksu cywilnego, a także Ustawa o ochronie praw lokatorów stanowiąca, iż:

Kaucja podlega zwrotowi w ciągu miesiąca od dnia opróżnienia lokalu lub nabycia jego własności przez najemcę, po potrąceniu należności wynajmującego z tytułu najmu lokalu.

O należnościach tych pisaliśmy wyżej. Ustawodawca daje zaś wynajmującemu aż miesiąc na oszacowanie wartości szkód, napraw lub wymiany rzeczy, a także na końcowe rozliczenie mediów, które często potrafi zająć sporo czasu (zwłaszcza w przypadku prognoz wystawianych w trybie półrocznym lub rocznym, np. za ogrzewanie). Po upływie miesiąca natomiast najemca ma prawo zacząć naliczać odsetki za zwłokę i domagać się zwrotu kaucji na drodze sądowej.

Przeczytaj: Podnajem mieszkania – na czym polega i jak się za to zabrać

Jak odzyskać kaucję po wynajmie mieszkania

Zdarza się czasem niestety, że jest to konieczne, bo wynajmującemu trudno się rozstać z pieniędzmi, które leżą na jego koncie od dawna, bo zdążył je wydać lub bo postanowił potraktować przyjęty depozyt po prostu jako dodatkowe źródło przychodu*. Najpierw trzeba jednak wysłać takiemu nieuczciwemu właścicielowi mieszkania wezwanie do zapłaty. Powinno ono zostać nadane listem poleconym i oprócz uzasadnienia zawierać wysokość kaucji oraz określać oczekiwany termin jej zwrotu na wskazany rachunek bankowy.

Jeśli wynajmujący takie wezwanie zignoruje, należy złożyć wniosek o wszczęcie postępowania. Procedura składania pozwu w tym przypadku na szczęście nie jest zbyt skomplikowana – rzecz można załatwić przez internet, nie jest też konieczne korzystanie z pomocy adwokata. W ciągu maksymalnie pół roku powinno być zaś po sprawie. Pójście do sądu to jednak oczywiście pewien kłopot, dlatego warto go sobie oszczędzić, zawczasu sporządzając odpowiednio skonstruowaną umowę i protokół zdawczo-odbiorczy. Wraz dokumentacją fotograficzną mogą one „przypomnieć” osobie nawet początkowo ociągającej się ze zwrotem kaucji, że nie ma racji i że łatwo to będzie przed sądem udowodnić.

*Uwaga – opodatkowanie kaucji
Jeśli roszczenia wynajmującego są uzasadnione i ma on prawo zachować część albo całość depozytu, to trzeba pamiętać, że niezależnie od kwoty potrącenie z kaucji jest jego przychodem i jako takie stanowi podstawę opodatkowania (choć rozliczając się z Urzędem Skarbowym na zasadach ogólnych, można je zbilansować udokumentowanym fiskalnie – najlepiej fakturą imienną – wydatkiem na zakup nowego sprzętu czy jego naprawę). Najemca może zaś ten fakt wykorzystać jako argument mający przekonać właściciela mieszkania do zwrotu bezprawnie zatrzymanych pieniędzy.

Przeczytaj: Odbiór mieszkania po zakończeniu umowy najmu

Jak ustalić wysokość kaucji przy podpisywaniu umowy najmu mieszkania

Jeżeli wszystko jest w porządku, najemca uregulował wszystkie rachunki, do których opłacenia był zobowiązany, i oddaje lokal właścicielowi w nienaruszonym stanie – kaucja powinna zostać mu w całości zwrócona. Jeśli zaś w dodatku czynsz płacony jest „z dołu”, czyli pod koniec miesiąca, nic oczywiście nie stoi na przeszkodzie, by za zgodą wszystkich zainteresowanych depozyt zaliczyć na poczet tegoż właśnie czynszu. Wtedy najemcy zwraca się tylko pozostałą nadwyżkę. Bo też kwota kaucji powinna być wyższa niż kwota miesięcznego czynszu. Dlaczego?

Chociażby dlatego, by nie sugerować nawet, że środki te z założenia – a nie tylko w wyjątkowych przypadkach – potraktować można jako ostatnie rozliczenie czynszowe. Ważniejsze jest jednak, że jeśli już dochodzi do jakichś szkód po stronie najemcy czy innych sytuacji, w których należy pobrać pieniądze z kaucji, to często równowartość czynszu za jeden miesiąc okazuje się sumą niewystarczającą. Ile więc ma wynosić depozyt?

Zgodnie z prawem wysokość kaucji przy zwykłym wynajmie mieszkania nie może przekraczać 12-krotności, a przy najmie okazjonalnym – który sam w sobie lepiej zabezpiecza interesy wynajmującego – 6-krotności miesięcznego czynszu (przy czym chodzi o stawkę z chwili zawarcia umowy). Dla wielu potencjalnych lokatorów niestety nawet jego 3-krotność, sugerowana przez niektórych specjalistów jako wartość kaucji, to zbyt dużo. Mogą po prostu nie dysponować taką ilością gotówki, by pozwolić sobie na taki „wydatek”, nie zdecydują się więc na wynajem. Czasem też najzwyczajniej w świecie jest to kwota nieuzasadniona, zważywszy na standard mieszkania.

Rozsądnym rozwiązaniem wydaje się ustalenie wartości kaucji na poziomie 120-150% miesięcznego czynszu. Tego rzędu suma powinna być dla większości najemców akceptowalna, stanowi też już całkiem konkretny rezerwuar środków na pokrycie ewentualnych strat wynajmującego. Więcej oczekiwać mogą właściciele mieszkań o podwyższonym standardzie i apartamentów przeznaczonych pod wynajem. Znajdujące się w nich sprzęty i elementy wykończenia są wyższej jakości, wyższa jest też więc z reguły cena ich wymiany czy napraw. Poza tym chętni na podobne lokale to raczej ludzie zamożni, dla których wspomniana 3-krotność czynszu zazwyczaj nie stanowi nadmiernego obciążenia budżetu.

Depozyt jako narzędzie selekcji najemców

W tym miejscu warto wspomnieć o jeszcze jednej, dodatkowej funkcji, pełnionej przez kaucję niejako przy okazji. Chodzi mianowicie o to, że konieczność wniesienia depozytu jest w stanie skutecznie „odstraszyć” lokatorów, którzy nie zamierzają dbać o wynajmowane mieszkanie lub mogliby miewać problem z uregulowaniem czynszu na czas. Jeśli bowiem rzeczone 120-150% jego wartości jest dla kogoś kwotą zaporową, nie najlepiej świadczy to wszak o sytuacji materialnej takiej osoby, a tym samym dosyć słabo rokuje na przyszłość.

Uwaga
Jeśli wynajmujący chce skorzystać z możliwości dokonania w ten sposób weryfikacji finansowej potencjalnego najemcy, nie powinien się godzić na rozłożenie kaucji na raty, płatne wraz z czynszem w kolejnych miesiącach. Jest to praktyka dość często spotykana, wiąże się jednak z ryzykiem, że skorzystanie ze środków wniesionego depozytu w istocie okaże się kiedyś konieczne.

Przeszukaj bazę 1504 okazji na zakup mieszkania na ListaPrzetargow.pl »

Zdjęcia: Unsplash.com