Przekazując mieszkanie innej osobie – oraz odbierając je od najemcy – warto sporządzić protokół zdawczo-odbiorczy. Dlaczego jest to konieczny załącznik do umowy najmu, oraz jakie elementy powinien zawierać – wyjaśniamy w naszym artykule.
Dlaczego protokół zdawczo odbiorczy chroni wynajmującego i najemcę?
Wielu wynajmujących nie sporządza w ogóle protokołu zdawczo-odbiorczego, albo ogranicza się do spisania odręcznie na kartce A4 stanu liczników i ilości przekazanych kluczy. Zwykle okazuje się, że to wystarczy, gdy najemca jest osobą uczciwą, która należycie dba o lokal, a wyrządzone przez siebie szkody naprawia we własnym zakresie. Nie możemy jednak mieć takiej pewności zawierając umową z kimś obcym – a koszty naprawy szkód powstałych z winy najemcy mogą w najgorszym wypadku przekroczyć nawet kwotę uzyskaną z wynajmu. Dlatego lepiej się zabezpieczyć.
Protokół zdawczo-odbiorczy ma dość istotną funkcję – chroni obie strony umowy najmu na wypadek wzajemnych roszczeń po zdaniu lokalu. Należy to podkreślić – sporządzenie dobrej jakości protokołu zdawczo-odbiorczego, zarówno przy przekazaniu lokalu, jak i po zakończeniu wynajmu – chroni zarówno wynajmującego, jak i najemcę. Jest to dokument który stanowi podstawę do rozliczenia najemcy w przypadku wystąpienia szkód w mieszkaniu. Zapewnia też ochronę najemcy przed nieuzasadnionymi żądaniami wynajmującego.
Czy sporządzenie protokołu zdawczo-odbiorczego jest obowiązkowe?
Kwestia dotycząca obowiązku sporządzania protokołu odbiorczego, jak i inne kwestie związane z najmem lokali i mieszkań, zostały ujęte w przepisach Ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (t.j. Dz. U. z 2022r. poz. 172 ze zm.). Artykuł 6c tej ustawy mówi, że przed wydaniem lokalu najemcy strony sporządzają protokół, w którym określają stan techniczny i stopień zużycia znajdujących się w nim instalacji i urządzeń. Protokół stanowi podstawę rozliczeń przy zwrocie lokalu. Przepisy nie precyzują jak powinien wyglądać ten protokół, dlatego warto samemu zastanowić się, co powinno być w nim zawarte.
Kiedy sporządzić protokół zdawczo-odbiorczy?
Protokół zdawczo-odbiorczy można sporządzić i podpisać bezpośrednio przed przekazaniem lokalu, albo wręczyć najemcy sporządzony przez nas protokół i poprosić o naniesienie na nim swoich uwag w określonym terminie. Zarówno w pierwszym, jak i w drugim przypadku, dobrze jest przygotować go przed spotkaniem, choćby po to, by nie pominąć istotnych elementów, na które będziemy chcieli zwrócić uwagę.
Jeśli chcemy protokół wypełniać na miejscu, w obecności najemcy, bądź innej pełnoletniej osoby, która będzie z najemcą zamieszkiwać, można przygotować spis pomieszczeń i zostawić miejsce na ręczne wpisanie uwag, albo przygotować dokument w takiej samej formie, jak w drugim przypadku.
Ta druga forma, czyli wręczenie najemcy naszego protokołu, z prośbą o jego uzupełnienie sprawia, że przekazanie lokalu staje się łatwiejsze i szybsze. Nie musimy przechodzić przez wszystkie pomieszczenia i wpisywać uwag na miejscu, co jest dość czasochłonne. Trzeba jednak pamiętać o spisaniu stanu liczników przy przekazaniu najemcy kluczy do lokalu, a także precyzyjnie wskazać w protokole, do kiedy najemca ma możliwość wprowadzenia swoich uwag – na przykład w ciągu trzech, lub siedmiu dni od przekazania lokalu. W tej sytuacji w protokole należy też zawrzeć zapis, że niewniesienie uwag w tym terminie oznacza pełną akceptację zapisów protokołu.
Co należy zawrzeć w protokole?
Jak każdy dokument, tak i protokół, stanowiący załącznik do umowy najmu, powinien zawierać datę i miejsce jego sporządzenia, oraz określenie stron umowy. Oprócz podania imion i nazwisk, konieczne jest też podanie numeru PESEL oraz serii i numeru dokumentu tożsamości, którym może być dowód osobisty lub paszport – w przypadku osób fizycznych. Jeśli zawieramy umowę z firmą posiadającą osobowość prawną, albo sami prowadzimy taką działalność, należy wpisać REGON i numer KRS.
Zwróć uwagę – jednoosobowa działalność gospodarcza nie posiada osobowości prawnej – jest tożsama z osobą fizyczną, która ją prowadzi. Osobowość prawną posiadają między innymi spółki akcyjne, spółki z o.o., spółdzielnie, przedsiębiorstwa państwowe, fundacje, partie polityczne oraz inne tego rodzaju związki osób i masy majątkowe. Bardziej szczegółowe informacje można znaleźć w Kodeksie Cywilnym.
Dalsze elementy protokołu zdawczo odbiorczego to:
- Opis lokalu – informacje dotyczące jego adresu, usytuowania, a także powierzchni, ilości pomieszczeń i instalacji technicznych, w jakie nieruchomość jest wyposażona. Tutaj podajemy także stan podłóg, ścian, sufitów, oświetlenia, okien, drzwi i innych elementów stałych.
- Przekazanie kluczy – podajemy rodzaj i ilość przekazywanych kluczy, a także innych urządzeń służących do otwierania, jak np. pilot do bramy lub do garażu itp.
- Spis urządzeń – dokładna informacja o zainstalowanych w lokalu sprzętach, oraz ich stanie technicznym oraz stanie zużycia. Warto tutaj podać markę oraz typ danego urządzenia, ewentualnie informacje o cechach charakterystycznych.
- Spis wyposażenia lokalu – podajemy tu informacje o meblach i innych elementach wyposażenia. Warto opisać je dość szczegółowo. Czym innym jest rozkładana sofa z pojemnikiem na pościel, a czym innym kompaktowa wersalka na nóżkach. Drewniany stolik kawowy to nie to samo, co stolik metalowy ze szklanym blatem. Tutaj także trzeba wskazać stan zużycia, oraz udokumentować ewentualne istniejące uszkodzenia.
- Stany liczników – to rzecz oczywista; te liczniki to najczęściej licznik energii elektrycznej, wodomierze, które mogą być oddzielne dla ciepłej i zimnej wody, oraz gazomierz, jeśli w lokalu podłączony jest gaz (zob. „Jak rozliczać media w wynajmowanym mieszkaniu?„). Podajemy też ich numery seryjne.
- Podpisy osób uczestniczących w sporządzeniu protokołu.
Należy pamiętać o tym, że nie ma jednego wzoru, który będzie pasował do wszystkich mieszkań i lokali. Trzeba go sporządzić indywidualnie, w oparciu o stan i potrzeby konkretnej nieruchomości.
Przeczytaj: Kto pokrywa koszty napraw i remontów w wynajmowanym mieszkaniu?
Czy i w jaki sposób wykonać dokumentację fotograficzną lokalu?
W odniesieniu do istniejących uszkodzeń, oraz stanu technicznego sprzętów, urządzeń i wyposażenia, wynajmujący często rozważają wykonanie dokumentacji fotograficznej. Naszym zdaniem zdecydowanie warto to zrobić. Jeśli mamy zamiar wykonać zdjęcia przy przekazywaniu lokalu, albo wykonaliśmy je wcześniej i załączamy do dokumentacji, należy o tym napisać w protokole.
W sytuacji, gdy nie odnotowujemy w protokole uszkodzeń, wystarczy wykonanie fotografii każdego z pomieszczeń z dwóch ujęć, najlepiej po przekątnej. Można także wykonać szczegółowe zdjęcia bardziej wartościowych elementów wyposażenia.
Istotne jest natomiast udokumentowanie uszkodzenia, jeśli zapisujemy je w protokole. Może się bowiem okazać, że w trakcie najmu z jednej pękniętej płytki w łazience zrobi się kilka oderwanych, albo uszkodzony narożnik stołu stanie się niezdatnym do użytku „stołem z powyłamywanymi nogami”. Dokumentacja fotograficzna pomaga doprecyzować opis.
Rozliczenie szkód w mieszkaniu po zakończeniu najmu
Odbierając lokal od najemcy także powinniśmy sporządzić protokół zdawczo-odbiorczy. Normą jest pozostawienie sobie czasu na jego spokojne zweryfikowanie, zanim zostanie zwrócona kaucja za wynajem. Obejrzenie mieszkania pozwoli na znalezienie ewentualnych powstałych uszkodzeń. Można też zrobić ponownie zdjęcia i porównać je z tymi, które wykonane zostały przy przekazywaniu mieszkania.
Ważne – wspomniana wyżej Ustawa o ochronie praw lokatorów w Artykule 6. ustęp 4 o treści „Kaucja podlega zwrotowi w ciągu miesiąca od dnia opróżnienia lokalu lub nabycia jego własności przez najemcę, po potrąceniu należności wynajmującego z tytułu najmu lokalu” wprost mówi o tym, że jej zwrot nie jest wymagany w dniu odebrania lokalu od najemcy.
Więcej na temat kaucji i jej rozliczania pisaliśmy na naszym blogu w artykule „Kaucja przy wynajmie mieszkania”.
Zauważone przez nas szkody warto dokładnie udokumentować, również z wykorzystaniem zdjęć. Fotografię powinniśmy wykonać z daleka, aby wskazać powstały defekt w kontekście całego mebla, urządzenia, czy pomieszczenia, oraz z bliska tak, by wyraźnie uwidocznione były szczegóły zaistniałej wady.
Jeśli oszacowana przez nas wartość naprawy szkód mieści się w wysokości kaucji, zatrzymujemy jej odpowiednią część lub całość. Jeśli natomiast szacujemy, że koszt naprawy przekracza kaucję, możemy dochodzić zwrotu kosztów od najemcy na drodze cywilnej, a jeśli to okaże się niemożliwe – na drodze sądowej. Podobnie najemca może dochodzić zwrotu kaucji, jeśli uzna, że zatrzymanie jej zwrotu było bezpodstawne. W sytuacji konfliktowej, zwłaszcza gdy wchodzimy na drogę sądową, protokoły zdawczo-odbiorcze, oraz załączona do nich dokumentacja fotograficzna okazują się bardzo przydatne jako materiał dowodowy.
Przeczytaj: Odbiór mieszkania po zakończeniu umowy najmu
Zadbaj o rzetelny protokół zdawczo-odbiorczy przy umowie najmu
Ponieważ protokół zdawczo-odbiorczy zabezpiecza interesy zarówno właściciela lokalu, jak i jego najemców, w interesie obu stron transakcji jest jego rzetelne przygotowanie. Wymaga to wprawdzie nieco wysiłku, ale jest on rekompensowany choćby faktem, że unikamy niepotrzebnych nieporozumień na zakończenie współpracy. Jeśli najemca nie jest przekonany do tej czynności, warto go mimo wszystko namówić. Dokonanie przez niego dogłębnej analizy wyposażenia mieszkania ma także ten dodatkowy psychologiczny „efekt uboczny”, że podnosi wiarygodność wynajmującego i sprawia, że najemca będzie bardziej o wynajmowaną nieruchomość dbał. W efekcie będzie to także korzystne dla niego.
Przeszukaj bazę 1504 okazji na zakup mieszkania na ListaPrzetargow.pl »
Zdjęcia: Pexels.com
