Wynajem mieszkania wiąże się nie tylko z użyczeniem przestrzeni mieszkalnej osobom trzecim, ale również z umożliwieniem tym osobom korzystania z mediów doprowadzonych do lokalu. Obowiązek ponoszenia opłat spoczywa na osobie, która podpisała umowę z dostawcą mediów, a tą osobą najczęściej jest właściciel. Z mediów korzysta jednak najemca. Jak zatem rozwiązać problem rozliczenia kosztów? Istnieje na to kilka sposobów.
Z jakich mediów korzystają najemcy w mieszkaniu?
Dla przypomnienia, wyjaśnimy z jakich mediów w naszym mieszkaniu mogą korzystać osoby w nim zamieszkujące, oraz które z nich związane są bezpośrednio z nieruchomością, a które nie.
- Grupa pierwsza to media takie jak prąd i gaz, które dostarczane są do naszych mieszkań przez dostawców, czyli odpowiednio: zakłady energetyczne i gazownię. Z lokalnymi przedstawicielami tych dostawców umowę dla danego lokalu mieszkalnego zawiera konkretna osoba – nie musi nią być właściciel lokalu.
- Drugą grupę mediów stanowi woda zimna i odprowadzenie ścieków, oraz w niektórych przypadkach woda ciepła, a także centralne ogrzewanie. Jeśli wynajmujemy dom, lub lokale mieszkalne w domu, także z wodociągami i ciepłownią zawieramy umowę. Jeśli nasze mieszkanie jest w budynku wielorodzinnym, to zarządca lub administrator nieruchomości zawiera umowy i najczęściej rozlicza te media w czynszu.
- Wreszcie trzecia grupa mediów, to takie media, jak telefon stacjonarny, telewizja naziemna, kablówka czy internet. Są to media dostarczane do mieszkań na podstawie umów z daną osobą, nie są zaś związane z lokalem.
Oprócz tego podziału, sprawę rozliczeń komplikuje dodatkowo to, że każdy z dostawców rozlicza się w nieco inny sposób, w różnych terminach i na odmiennych zasadach. Dlatego warto w umowie najmu zapisać w jaki sposób rozliczane będą poszczególne media – a wcześniej warto się zastanowić, jaka metoda będzie dla nas najmniej kłopotliwa.
Przeczytaj: Kto pokrywa koszty napraw i remontów w wynajmowanym mieszkaniu?
Rozliczanie prądu i gazu
Mieszkanie pozbawione dostępu do elektryczności jest w dzisiejszych czasach nie do pomyślenia. Z gazem jest nieco inaczej i powszechne są mieszkania, gdzie to medium nie jest doprowadzone. Zasady rozliczania są jednak niemal identyczne:
- umowa z dostawcą, zawarta przez właściciela lub zarządcę lokalu;
- określona jednostka zużycia – kWh (kilowatogodziny) w przypadku prądu oraz m3 (metry sześcienne) w przypadku gazu;
- liczniki zużycia przypisane do danego lokalu i konkretnej osoby, odczytywane w określonych odstępach czasu, np. co dwa miesiące, albo co pół roku.
Do tego dochodzą opłaty abonamentowe, a rozliczenia z dostawcą często odbywają się na podstawie prognozowanego zużycia oraz następującej po odczycie licznika korekcie prognoz.
Wynajmując mieszkanie można w tej sytuacji zastosować różne rozwiązania, z których każde ma swoje zalety i wady.
Możemy zdecydować się na to, by to najemca otrzymywał rachunki i zawrzeć w umowie najmu obowiązek ich płacenia. Zmniejsza to nieco pracę po stronie wynajmującego, a także pozwala na nieuwzględnienie tych kwot przy rozliczaniu podatków. Wiąże się jednak z brakiem kontroli ze strony wynajmującego oraz z ryzykiem, że najemca ze swojego obowiązku się nie wywiąże, a konsekwencje spadną na właściciela mieszkania. Jeśli rzeczywiście chcemy ograniczyć w ten sposób swoją pracę warto zdecydować się na przepisanie liczników na najemcę. Nie jest to proste, ale wykonalne i w przypadku gdy uzgadniamy, że mieszkanie wynajmowane będzie danej osobie przez kilka lat, można sobie na to pozwolić.
Inną metodą jest płacenie rachunków przez wynajmującego i rozliczanie konkretnych kwot z najemcą, albo na zasadzie zwrotu po zapłaceniu rachunku, albo wpłaty zaliczki i późniejszego jej rozliczenia. Daje to wynajmującemu pełną kontrolę, wymaga jednak regularnych kontaktów w celu dokonania rozliczeń oraz poświęcenia czasu na płacenie rachunków.
Możemy też zdecydować się na podniesienie czynszu i samodzielne płacenie rachunków. Jest to rozwiązanie najprostsze, powoduje jednak, że najemca nie ma motywacji do oszczędzania mediów, co może prowadzić do podniesienia kosztów. Wynajmujący ponosi też pełne ryzyko wzrostu cen. Przy wynajmie krótkoterminowym jest to najlepsza metoda, bywa też często stosowana przy wynajmie dla studentów.
Rozliczanie wody i centralnego ogrzewania
Jeśli, tak jak napisaliśmy powyżej, wynajmujemy dom, albo mieszkanie gdzie mamy zainstalowany licznik wody i podpisaną umowę bezpośrednio z wodociągami, wtedy rozliczenie zimnej wody i odprowadzenia nieczystości możemy potraktować tak samo, jak rozliczanie prądu i gazu. Jeśli jednak wynajmujemy mieszkanie w budynku, gdzie rozliczaniem wody zajmuje się administracja, sytuacja może wyglądać nieco inaczej. Zwłaszcza, jeśli do budynku dostarczana jest także woda ciepła.
Koszt wody wliczony jest wtedy do czynszu administracyjnego, wraz z kosztem centralnego ogrzewania oraz innymi opłatami, związanymi z bieżącą eksploatacją części wspólnych budynku, sprzątaniem, wywozem śmieci itp. Rozliczenie wody i kosztów ogrzewania w takim przypadku najczęściej odbywa się w cyklu rocznym, zatem przy wynajmie na okres jednego roku jest to właściwie koszt stały. Czynsz administracyjny warto jednak w umowie z najemcą odróżnić od czynszu za wynajem, aby uniknąć nieporozumień w przypadku gdy administrator budynku podniesie opłaty.
Przeczytaj: Jak ustalić wysokość czynszu najmu?
Rozliczanie internetu, kablówki i telefonu stacjonarnego
Mieszkanie w którym jest internet, czy telewizja kablowa może być bardziej atrakcyjne i przyciągnąć najemców. Z wyposażeniem mieszkania w te media wiążą się jednak koszty, jeśli mieszkanie stoi puste przez okres dłuższy niż miesiąc. Dodatkowo nie wiemy, na jakich parametrach dostępu do sieci zależeć będzie najemcy, albo czy w ogóle będzie chciał mieć kablówkę, a jeśli tak, to jaki zakres kanałów. Z telefonów stacjonarnych w ogóle korzysta coraz mniej osób. Z tych powodów, a także ze względu na łatwość zawarcia takich umów, wynajmujący najczęściej pozostawiają ich podpisanie najemcom. Jest to o tyle korzystne, że wynajmującemu odchodzi obowiązek kontrolowania opłat i cała „papierologia” związana z rozliczeniami, a najemca dostaje to, na czym mu zależy, a nie to, co już zastał w mieszkaniu.
Podatki a rozliczanie mediów w wynajmowanym mieszkaniu
Osoby wynajmujące mieszkania mogą rozliczać się z Urzędem Skarbowym na zasadach ogólnych, bądź ryczałtem ewidencjonowanym. Przy zasadach ogólnych kwoty na pokrycie opłat za media wpłacane na nasze konto przez najemcę możemy doliczyć do przychodów, a same opłaty za media potraktować jako nasz koszt, co sprawia, że kwoty te wzajemnie się anulują przy obliczaniu dochodu, a na jego podstawie – podatku.
Jeśli rozliczamy się ryczałtem, płacimy podatek od kwoty czynszu za wynajem, określonej w umowie najmu. Z tego względu najlepiej już przy jej zawieraniu przerzucić opłaty za media i czynsz administracyjny na najemcę (więcej na ten temat dowiesz się z artykułu: Podatek od wynajmu mieszkania. Jak rozliczać wynajem?).
Prawidłowe rozliczenie mediów po zakończeniu najmu
Aby ten ostatni etap wynajmu mieszkania nie przysporzył nam problemów, warto zadbać o właściwe skonstruowanie umowy, rozliczanie się z najemcą na bieżąco, a także prawidłowo sporządzony protokół zdawczo-odbiorczy. O tym ostatnim pisaliśmy niedawno na naszym blogu. W protokole zdawczo-odbiorczym, sporządzanym zarówno przy przekazaniu mieszkania najemcy, jak i przy jego zdaniu przez najemcę, zapisujemy stany wszystkich liczników, jakie przypisane są do lokalu.
W umowie natomiast powinny znaleźć się informacje o obowiązkach wynajmującego i najemcy po rozwiązaniu umowy najmu, oraz czas, w jakim wszelkie rachunki winny zostać uregulowane. Na podstawie wskazań licznikowych można określić czy wystąpiły nadwyżki zużycia w stosunku do pobranej przez wynajmującego zaliczki, jeśli zastosowaliśmy taką metodę, albo czy najemca nie zalegał z opłatami. Warto przy tym pamiętać, że wpłaconej przez najemcę kaucji nie musimy oddawać w dniu opuszczenia przez niego lokalu. Zgodnie z przepisami mamy na to trzydzieści dni. Kaucję lub jej część możemy wykorzystać na pokrycie różnic udokumentowanych rachunkami i protokołem zdawczo-odbiorczym.
Przeczytaj również: Podwyżka czynszu najmu – kiedy i jak to zrobić?
Przeszukaj bazę 1504 okazji na zakup mieszkania na ListaPrzetargow.pl »
Zdjęcia: Pexels.com
